#mailday – Le regole di John Freeman

Se avete letto il suo articolo sul Corriere della Sera, saprete già che Beppe Severgnini ha indetto il #mailday: una giornata per fare il punto della situazione e-mail.

Quante e-mail spedite in ventiquattr’ore? Controllate la posta come prima cosa appena svegli e come ultima prima di andare a dormire?

«Una dozzina di mail al mattino, una dozzina al pomeriggio, una dozzina la sera: e siamo al livello di guardia. Parliamo di mail inviate, le uniche di cui siamo pienamente responsabili. Dodici più dodici più dodici. Mercoledì sarà il 12.12.12: una buona giornata per fare il punto sulla nostra salute postale. Chiamiamolo #mailday e approfittiamone: il livello di connessione ogni tanto va controllato, come il colesterolo».

Severgnini dà poi dieci regole di “comportamento” da adottare per disintossicarsi, almeno minimamente, dal controllo compulsivo della casella e-mail. Se volete leggerle, vi rimandiamo all’articolo.

Qui di seguito, però, vi lasciamo le dieci regole di John Freeman, direttore editoriale di Granta, che con noi ha pubblicato La tirannia dell’e-mail. Le dieci regole -diverse da quelle di Beppe Severgnini ma altrettanto utili e divertenti- e un piccolo estratto. Buona lettura!

Sono un uomo felice dal 1° gennaio 1990, da quando non ho più un indirizzo e-mail. Ho usato la posta elettronica più o meno dal 1975, e credo che quindici anni di e-mail siano più che sufficienti per una vita.
D. Knuth, Stanford University

«Nei prossimi dieci anni il furioso attacco dell’e-mail continuerà a crescere, crescere, e ancora crescere. Mano a mano che sempre più persone saranno online, che le aziende si espanderanno nei mercati mondiali, che il ritmo della globalizzazione si intensificherà, le nostre caselle di posta si intaseranno come le highway di Los Angeles all’ora di punta. Saranno sempre meno le zone del pianeta non raggiunte da un accesso wireless a internet; nell’estate del 2008 la Delta Air Lines è stata l’ultima compagnia aerea statunitense ad annunciare l’offerta della navigazione in rete durante i voli. Se un accesso wireless è disponibile a otto chilometri sopra la superficie terrestre mentre si viaggia ai mille all’ora, vuol dire che presto sarà possibile averlo dappertutto.
Dobbiamo smetterla di pensare che questo strumento ci serva sempre, altrimenti soffocherà le nostre giornate lavorative come una pianta rampicante concimata a steroidi, e ci terrà inchiodati ai nostri computer e alle nostre caselle di posta da quando ci svegliamo a quando crolliamo a letto. Se continuiamo a dare per scontato il fatto di poter essere raggiungibili ben oltre l’orario di lavoro, mentre siamo in vacanza, oppure per strada, ovunque, sarà sempre più difficile allontanarsi dal computer o da un qualsiasi altro schermo. Quelli che lo faranno saranno considerati degli eccentrici, o peggio degli esaltati luddisti incapaci di affrontare la modernità.
Sono molte le cose che possiamo fare per riprendere il controllo della nostra vita, della giornata lavorativa e dello spazio mentale necessario per un’esistenza piena e consapevole. Lo so perché l’ho visto accadere. Sei mesi prima di iniziare a scrivere questo libro ricevevo dai due ai trecento messaggi al giorno. Mi collegavo la mattina e osservavo le e-mail in arrivo scendere sempre più in basso nella lista di Outlook con un leggero moto di gioia (quanta gente ha bisogno di me!) misto ad ansia. Se non avessi risposto a tutti quei messaggi avrei offeso delle persone, mi sarei perso qualcosa di essenziale per il lavoro, avrei fatto aumentare l’arretrato di messaggi che già cresceva come un mucchio di foglie secche in autunno. Tuttavia, nel tentativo di tenermi al passo con l’e-mail, nel volermela cavare a ogni costo, ho commesso tutti i possibili errori che si fanno con la posta elettronica; anzi, ne ho inventati di nuovi. Ho spedito ringraziamenti e intasato la casella con una marea di inoltri; ho spedito messaggi senza prima leggere bene ciò a cui stavo rispondendo, generando ulteriori e-mail di spiegazioni; ho spedito messaggi in momenti di particolare condizione emotiva e ho offeso i destinatari; ho letto messaggi troppo in fretta e mi sono offeso io stesso. Ho controllato l’e-mail a notte fonda e come prima cosa al mattino, riducendo il mio contesto di riferimento a ciò che trovavo entro l’orizzonte dell’account di posta; in questo modo mi sono rovinato il sonno e ho fatto impazzire la persona che stava con me a causa del mio compulsivo attaccamento al computer. Ho fatto degli errori di battitura, ho spedito messaggi alle persone sbagliate, ho inoltrato e-mail senza guardare cosa c’era scritto in coda. Mi sono iscritto a troppe mailing list e canali di notizie, e ho reso il mio indirizzo di posta una via di mezzo tra una lista di cose da fare, una casella e-mail e un giornale. Ho cercato di intavolare conversazioni articolate e le ho viste degenerare in insulti perché non c’era la possibilità di parlarsi uno di fronte all’altro. Ho ricevuto talmente tante e-mail che i messaggi delle persone a cui tenevo sono stati seppelliti, e alla fine non ho mai risposto.
Ho iniziato a setacciare internet e le librerie in cerca di soluzioni. Ci sono decine di libri dedicati al problema del sovraccarico della posta elettronica. Molti contengono proposte valide, ma nessuno spinge la propria analisi a prima degli ultimi quindici anni, omissione che a me pare abbastanza rilevante, dato il brusco salto che abbiamo compiuto dai ritmi delle generazioni che ci hanno preceduto all’attuale meccanismo vorticoso ormai fuori controllo. Inoltre, molti dei libri che ho letto risolvono il problema del sovraccarico dell’e-mail suggerendo l’uso di ulteriore tecnologia. Quello che io voglio raccomandare qui, invece, può essere fatto con poche aggiunte e revisioni al sistema attuale. E inizia con un consiglio molto semplice: non inviate.

1) Vietato premere invio
La cosa migliore che potete fare per migliorare le condizioni della vostra casella di posta e affrancarvi dalla tirannia dell’e-mail è non spedirne più.

2) Non controllate l’e-mail come prima cosa del mattino e ultima della sera
Astenersi dal controllare la posta elettronica appena svegli rafforzerà anche il confine tra lavoro e vita privata, essenziale se si vuole essere presenti in entrambi i contesti.

3) Controllate l’e-mail due volte al giorno
Anche se a molti può sembrare un’eresia, è possibile controllare la posta elettronica con una frequenza minore.

4) Scrivete una lista delle cose da fare e inseriteci le e-mail
Per pochi spiccioli potete comprare il classico bloc-notes di carta e appuntarci una lista di cose da fare (e-mail da spedire comprese).

5) Fate buon uso dell’e-mail
La posta elettronica può essere utile perché ha molte caratteristiche che una lettera non possiede, a cominciare dall’oggetto.

6) Leggete tutta l’e-mail in arrivo prima di rispondere
Sembrerebbe una regola alquanto scontata, eppure una non trascurabile quantità di posta elettronica viene generata da persone che rispondono senza prima aver letto accuratamente il messaggio iniziale.

7) Non affrontate argomenti complessi o delicati nelle e-mail
Dal momento che una mail su due viene fraintesa, comunicare con qualcuno solo tramite posta elettronica molto probabilmente genererà nervosismo e rabbia.

8) Se dovete lavorare in gruppo per e-mail, incontrate i collaboratori di persona
Ai nostri giorni molte aziende hanno sedi in tutto il mondo, o comunque in regioni geografiche distanti; questo fa sì che sia difficile per le persone che devono lavorare insieme riunirsi in una stessa stanza. Ma le società che decidono di spendere in voli aerei per rendere possibile un incontro fra i collaboratori faranno un investimento inestimabile in termini di benessere collettivo e produttività.

9) Impostate la vostra scrivania per fare qualcos’altro oltre a spedire le e-mail
Nei limiti del possibile, assumete il controllo dello spazio che avete a disposizione in ufficio, e destinate una parte della scrivania a lavori che non devono essere fatti per forza al computer.

10) Programmate una porzione di tempo quotidiano senza computer
A fine giornata è importante ricordare che non siamo nati per inviare e-mail, scaricare programmi, guardare Youtube e giocare online. Se collegarsi a internet a tarda ora è diventata un’abitudine, forse avete bisogno di ricordare a voi stessi che ci sono altri modi di passare le serate».